KODEKS PRACY A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

ABI INFORMATOR

INFORMATOR ADMINISTRATORA DANYCH

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W PRAKTYCE

PRACOWNICY

15 marca 2016

0

1727

Ochrona danych osobowych

Kodeks pracy – katalog danych osobowych. Jak wpływa ochrona danych osobowych na ów katalog    

      Każdy pracodawca zatrudniający przynajmniej jednego pracownika przetwarza jego dane osobowe. Zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych( Dz. U 2014 poz. 1182)  jako Administrator Danych Osobowych jest zobowiązany do zabezpieczenia tych informacji chroniąc tym samym interesy pracownika. Musi dopilnować by gromadzone i przetwarzane informacje były zgodne z przepisami prawa. Pracodawca w tym zakresie musi stosować ściśle przepisy Kodeksu Pracy (Dz. U 1974, nr 24 poz. 141 z póź. zm.) oraz przepisy ustaw powiązanych.

      Kodek Pracy zawiera określony katalog danych osobowych jaki pracodawca może żądać od kandydata na stanowisko pracy oraz pracownika. Zgodnie z art 22 ust 1 Kodeksu Pracy pracodawca nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych gdy wymaga podania od kandydata  następujących informacji: swoich imion, nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, adresu zamieszkania, adresu korespondencji, wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. W momencie zatrudnienia z godnie z art 22 ust 2 można od pracownika wymagać podania dodatkowo nr PESEL i innych danych. Wymaganie dodatkowych danych osobowych pracownika a także jego dzieci w zakresie imion, nazwisk i dat urodzenia jest uzasadnione tylko koniecznością uzyskania  uprawnień pracowniczych przewidzianych w prawie pracy np. w związku z ubezpieczeniem społecznym.

      Kodeks pracy pozwala również na zbieranie od pracownika innych informacji, ale pod warunkiem że przepisy innych ustaw na to zezwalają np przepisy o ubezpieczeniu społecznych, BHP. Pracownik udostępnia swoje dane w formie oświadczenia. W celu potwierdzenie prawidłowości zgromadzonych danych na podstawie art 22 ust 1 i 2 pracodawca może żądać ich udokumentowania. Najczęściej następuje to w formie przedstawienia kserokopii dokumentów np dowodu osobistego, dyplomów potwierdzających wykształcenie, świadectw pracy, aktów urodzenia dzieci. 

     Zakres danych znajdujący się na tych dokumentach jest znacznie szerszy od tego określonego w Kodeksie Pracy. Chociażby kserokopia dowodu osobistego zawiera zdjęcie, miejsce urodzenia, wzrost, wzór podpisu, serie i nr dokumentu, data wydania i ważności, organ wydający. Dołączając te dokumenty do aktów osobowych pracownika najlepiej dane wykraczające poza kodeksowy katalog  zamazać, bo w przeciwnym razie możemy złamać prawo.

Kodeks Pracy, a przetwarzanie danych pracowników

      Dane osobowe pracowników muszą być  chronione zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie o Ochronie Danych Osobowych. Ustawa dokładnie określa definicję przetwarzania oraz danych osobowych. Z godnie z nią danymi osobowymi są wszelkie informacje na podstawie, których w miarę krótkim czasie możliwa jest identyfikacja osoby. W małym środowisku takim jak zakład pracy np. wynagrodzenie może być daną pozwalającą na zidentyfikowanie konkretnej osoby. Dlatego jak najbardziej będzie ono podlegało ochronie. Mówiąc o przetwarzaniu danych osobowych mamy na myśli zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, usuwanie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych dokładnie określa zasady przetwarzania precyzując je w art 23. Zbieranie danych osobowych jest dopuszczalne gdy jest niezbędne do realizacji uprawnień lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. W naszym przypadku będzie to Kodeks Pracy i inne przepisy związane ze stosunkiem pracy. Przetwarzanie danych jest również dopuszczalne jeśli osoba której dane dotyczą wyrazi na to zgodę. Generalny Inspektor Danych Osobowych zwraca uwagę, że taka zgoda musi być dobrowolna, a odmowa nie może powodować negatywnych skutków.

     Pracodawca musi pamiętać, że dane osobowe pracowników zbierane są do celów związanych ze stosunkiem pracy i zgodnie z prawem nie mogą być inaczej wykorzystywane np. jako potencjalna baza marketingowa.

      Dane osobowe pracowników z zakładach pracy gromadzone są w postaci akt osobowych. Przepisy o prowadzeniu akt osobowych nakazują odpowiednie ich zabezpieczenie. Zazwyczaj przechowywane są w metalowych, zamykanych szafach. Prowadząc działalność gospodarczą należy mieć świadomość, że dane osobowe pracowników znajdują się również w innych dokumentach. Ustawa o ochronie danych osobowych identyfikuje zbiór danych osobowych jako zestaw dokumentów o charakterze osobowym, posiadających określoną strukturę zarówno w formie papierowej jak elektronicznej. Dlatego należy zwrócić uwagę w jaki sposób zabezpieczone są np listy płac, dokumenty związane dodatkowym ubezpieczeniem, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, programy kadrowe i płacowe. Pracodawca jako Administrator Danych Osobowych zgodnie z art 36 zobowiązany jest do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych.

      Na terenie zakładów pracy w związku z BHP, świadczeniami chorobowymi i urlopowymi przechowywane są informacje związane ze stanem zdrowia pracowników. Ustawa o ochronie danych osobowych zalicza je do katalogu danych podlegających szczególnej ochroni. Dlatego należy zwrócić uwagę w jaki sposób zostały zabezpieczone i kto ma do nich dostęp.

 Program dla ABI

Tagi:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Copyright © 2016 Kryptos - All Rights Reserved