ARCHIWIZOWANE DOKUMENTY SĄDOWE ORAZ LEKARSKIE

DECYZJE GIODO

INFORMATOR ADMINISTRATORA DANYCH

14 czerwca 2016

0

780

ARCHIWIZOWANE DOKUMENTY

Archiwizowane dokumenty sądowe oraz lekarskie. Czy Dyrektor Szkoły może przechowywać ów dokumenty, a jeśli tak ile wynosi maksymalny czas ich przechowywania?

     Kryptos24 zamieszcza decyzje Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Głównym tematem decyzji jest postępowanie administracyjne. W treści skargi można dostrzec się informacji skarżącej, która zarzuca, że dyrektor Gimnazjum ma dostęp do jej danych osobowych oraz bez jej zgody przetrzymuje je na terenie szkoły od wielu lat prywatną dokumentacje sądową i lekarską oraz, a także nie rozumie, dlaczego ów dokumenty są archiwizowane. Sprawa nabrała bardzo dużą wagę – zobacz jak się zakończyła.

Decyzja DOLiS/DEC-794/13

 Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), art. 12 pkt 2, art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani A. D. i jej syna K. D., w imieniu którego działa Pani A. D., na przetwarzanie przez Gimnazjum Nr […] ich danych osobowych – w zakresie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i numeru telefonu komórkowego Pani A. D. oraz imion i nazwiska K. D., jego daty urodzenia i danych dotyczących jego stanu zdrowia – utrwalonych w następujących dokumentach, cyt.: „Karta informacyjna leczenia szpitalnego dziecka. Akademicki Szpital Kliniczny we W[…]”, „Badania mikrobiologiczne, genetyczne, gazometria. Konsultacja okulistyczna, kardiologiczna. Epikryza”, „Wynik badania cytogenetycznego dziecka”, „Wnioski o zakończenie wypłacania zasiłku macierzyńskiego”, „Zaświadczenie z Kliniki Neonatologii we W[…]” i „Wniosek do Sądu Rejonowego w S[…]”,

umarzam postępowanie.

Uzasadnienie:

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani A. D. i jej syna K. D., w imieniu którego działa Pani A. D., (zwana dalej Skarżącą) na przetwarzanie przez Gimnazjum Nr […] (zwane dalej Gimnazjum) ich danych osobowych. W treści skargi Skarżąca zarzuciła, że dyrektor Gimnazjum ma dostęp do jej danych osobowych bez jej zgody z racji przetrzymywania na terenie szkoły od siedmiu lat jej prywatnej dokumentacji sądowej i lekarskiej, oraz że nie pojmuje dlaczego dyrektor archiwizuje te dokumenty i w jakim celu są one mu potrzebne.

                W uzupełnieniu skargi Skarżąca wskazała, iż dotyczy ona informacji w zakresie jej imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i numeru telefonu komórkowego oraz imion i nazwiska jej dziecka, jego daty urodzenia i danych dotyczących jego stanu zdrowia – utrwalonych
w następujących dokumentach, cyt.: „Karta informacyjna leczenia szpitalnego dziecka. Akademicki Szpital Kliniczny we W[…]”, „Badania mikrobiologiczne, genetyczne, gazometria. Konsultacja okulistyczna, kardiologiczna. Epikryza”, „Wynik badania cytogenetycznego dziecka”, „Wnioski o zakończenie wypłacania zasiłku macierzyńskiego”, „Zaświadczenie z Kliniki Neonatologii we W[…]”, „Wniosek do Sądu Rejonowego w S[…]”. Jednocześnie Skarżąca przesłała kopie dokumentów, których dotyczy skarga tj.:

  • wniosku Pana A. P. z dnia […] marca 2005 r. o wydanie zaświadczenia o zakończeniu wypłacania zasiłku macierzyńskiego,
  • wniosku Pana A. P. z dnia […] marca 2005 r. o przyznanie urlopu macierzyńskiego,
  • wydanego przez Klinikę Neonatologii Akademickiego Szpitala Klinicznego […] zaświadczenia z dnia […] lutego 2005 r.,
  • karty informacyjnej leczenia szpitalnego w Klinice Neonatologii Akademickiego Szpitala Klinicznego […], zawierającej m.in. informacje o gazometrii, badaniach mikrobiologicznych i genetycznych, konsultacji okulistycznej i kardiologicznej oraz epikryzę,
  • wyniku badania cytogenetycznego nr […] z dnia […] stycznia 2005 r.,
  • wniosku Pana A. P. z dnia […] lutego 2005 r. do Sądu Rejonowego w S.
    o przyznanie władzy rodzicielskiej ojcu i pozbawienie władzy rodzicielskiej matki.

     Skarżąca zażądała zabezpieczenia i usunięcia przedmiotowych danych z placówki szkolnej, a także skierowania „(…) wniosków o uchybieniach dyrektora do organu prowadzącego szkołę”.

     W toku postępowania przeprowadzonego w niniejszej sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej Generalnym Inspektorem) ustalił następujący stan faktyczny.

  • W dniu […] marca 2005 r. do Gimnazjum wpłynął wniosek Pana A. P. z tego samego dnia o wydanie zaświadczenia o zakończeniu wypłacania zasiłku macierzyńskiego. Do tego wniosku załączone były inne dokumenty, których dotyczy niniejsze postępowanie.
  • dokumenty zostały komisyjnie zniszczone przez pocięcie w niszczarce. W stosunku do wniosku Pana A. P. z dnia […] marca 2005 r. o przyznanie urlopu macierzyńskiego, wydanego przez Klinikę Neonatologii Akademickiego Szpitala Klinicznego […] zaświadczenia z dnia […] lutego 2005 r., karty informacyjnej leczenia szpitalnego w Klinice Neonatologii Akademickiego Szpitala Klinicznego […], wyniku badania cytogenetycznego nr […] z dnia […] stycznia 2005 r. i wniosku Pana A. P. z dnia […] lutego 2005 r. do Sądu Rejonowego w S. o przyznanie władzy rodzicielskiej ojcu i pozbawienie władzy rodzicielskiej matki, nastąpiło to w dniu […] sierpnia 2012 r. Wniosek Pana A. P. z dnia […] marca 2005 r. o wydanie zaświadczenia o zakończeniu wypłacania zasiłku macierzyńskiego został zniszczony w dniu […] września 2012 r.

     Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego Generalny Inspektor zważył, co następuje.

                Na wstępie należy podkreślić, że Generalny Inspektor wydając decyzję administracyjną zobowiązany jest do rozstrzygnięcia w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania decyzji. Takie stanowisko potwierdza liczne orzecznictwo sądowe. Dla przykładu można przytoczyć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 października 2000 r. w sprawie o sygnaturze akt V SA 283/00, gdzie stwierdzono, iż „Należy wskazać (…) na potrzebę stosowania norm prawa materialnego obowiązującego w dniu wydania decyzji. Zaznaczyć wyraźnie należy, że przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie wiążą z datą wszczęcia postępowania podstawy faktycznej i prawnej rozpoznania sprawy. Miarodajny w tym zakresie jest stan obowiązujący w dacie wydania decyzji”. Dodatkowo, jak podnosi doktryna „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…) Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjnoprawnych, gdy stosunki te tego wymagają”. [Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 00.98.1071) M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012].

     Odnosząc powyższe do ustalonego stanu faktycznego, podkreślić należy, że Gimnazjum dokonało usunięcia danych osobowych Skarżącej i jej dziecka utrwalonych we wskazanych przez nią dokumentach, co potwierdzają załączone do akt niniejszego postępowania kopie protokołów usunięcia danych osobowych, a zatem bezsprzecznym jest, iż aktualnie Gimnazjum nie przetwarza tych informacji. Oznacza to, że aktualnie nie dopuszcza się działania będącego przedmiotem niniejszego postępowania. Zatem, zdaniem Generalnego Inspektora postępowanie to stało się bezprzedmiotowe, w związku z czym należy je umorzyć. Stosownie bowiem do art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), zwanej dalej Kpa, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe
w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. W doktrynie wskazuje się, że: „Bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi się w art. 105 § 1, oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym.” (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 478). Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 Kpa zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, nie ma bowiem wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

     Odnosząc się do żądania skierowania zawiadomienia do organu prowadzącego szkołę o uchybieniach dyrektora Gimnazjum, podkreślenia wymaga, że stosownie do zakresu kompetencji wskazanego w art. 12 pkt 1-7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), do kompetencji Generalnego Inspektora nie należy powiadamianie w formie decyzji administracyjnej organów sprawujących nadzór nad działalnością konkretnego podmiotu o ewentualnym działaniu stanowiącym naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych. Takie stanowisko potwierdza orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 19 listopada 2001 r. (sygn. akt II SA 2702/00) stwierdził, iż „osoba dochodząca ochrony swych praw w trybie ustawy o ochronie danych osobowych nie jest podmiotem postępowania obliczonego na wydanie decyzji o zawiadomieniu stosownego organu o przestępstwie w zakresie przetwarzania danych osobowych i nie może się tego domagać od GIODO w administracyjnoprawnych formach postępowania”.

     W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

     Stronom na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz art. 129 § 2 w związku z art. 127 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego przysługuje, w terminie 14 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji, prawo złożenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

     Treść powyższej decyzji pochodzi z oficjalnej strony Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Program dla ABI

Tagi:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Copyright © 2016 Kryptos - All Rights Reserved